Vi forklarer, hvad et system i administration er, hvad dets funktioner er, hvordan de er sammensat og hvilke typer der findes.
Hvad er et system i administrationen?
Et system i ledelse består af et sæt af processer som skal udføres af medlemmerne af en organisation for at nå de på forhånd fastsatte mål.
I disse systemer skal de inkludere hver enkelt administrativ enhed og specificere, hvad hver enkelt medarbejders rolle er, og hvilke opgaver de skal udføre for at opnå et vist niveau af salg og produktion, der udmønter sig i større fordele for virksomheden. forretning.
Dette letter driften af organisation, giver mulighed for at kontrollere hver enkelt medarbejders præstation og udføre revisioner.
I de senere år har organisationer valgt at specialisere sig i arbejdere, tildelingen af kan efter de niveauer, der er besat inden for hierarkiet og arbejdsdelingen. Alt dette letter og fremskynder beslutningstagning at nå organisationens mål og mål.
Når de træffer beslutninger, stoler personalet på den information, der afspejles i ledelsessystemet.
Systemer tager sig af tre ting:
- Understøtte driftsopgaver.
- Kompiler og gem data.
- Generer information.
Systemerne er opbygget af følgende elementer:
- Elementet, der leverer materiale til, at systemet kan fungere.
- Formålet med systemet blev dannet.
- Fænomenet, der genererer ændringer: konverter input til output.
- Feedback. Den sammenligner outputtet med et sæt af tidligere etablerede kriterier og er afhængig af disse kriterier for at kontrollere resultaterne.
- Den kontekst, som systemet er placeret i. Det miljø interagerer med systemet konstant.
Typer af ledelsessystemer
Inden for virksomheder kan følgende typer af ledelsessystemer findes:
- Proces kontrol forretning. Systemer, der styrer forretningsprocesser og adresserer fysiske og industrielle processer.
- Transaktionsbehandling. Computeriserede systemer, der bruges på de grundlæggende niveauer i det organisatoriske hierarki (på det operationelle niveau). De daglige transaktioner, der muliggør driften af organisationen, registreres i dem.
- Støtte i beslutningstagning. Computerbaserede systemer, der vil blive brugt af en eller flere specifikke ledere. Øst informationssystem edb fungerer som støtte til beslutningstagning omkring et problem, der skal løses.
- Oplysninger om ledelse. Disse systemer indsamler information fra forskellige kilder og bearbejder dem derefter til statistikker, rapporter eller ethvert andet nyttigt format. Disse oplysninger bruges af supervisorer og ledere som Råmateriale for at træffe beslutninger i forbindelse med ledelsen af virksomheden.
- Erhvervssamarbejde. Disse systemer er blandt de mest brugte og hjælper direktørerne i organisationen med at kontrollere informationsflow indendørs. Disse omfatter multimediesystemer, filoverførsel eller e-mail.
- Executive information. De er de systemer, der giver ekstern og intern information til seniorledere for at træffe beslutninger. De er nemme og hurtige at tilgå og præsenterer informationen i grafisk form. De giver generel information, der på en enkel måde tegner operationen som helhed.
Afhængigt af deres karakter kan systemerne være:
- Åben. Der er en udveksling af elementer og information med omgivelserne, og den ydre påvirkning ændrer resultater, adfærd og aktiviteter. For eksempel en virksomhed.
- Lukket Ingen information eller elementer udveksles med miljø: de er lukkede systemer mod enhver form for påvirkning. For eksempel maskiner.
Andre typer systemer er følgende:
- Abstrakt De består af generelle begreber, tal, filosofiske doktriner, hypotese, ideer, planer eller sprog. Er han "software”.
- Beton De består af håndgribelige elementer såsom udstyr eller maskiner. Er han "hardware”.
- Operationel. De er dedikeret til at behandle information (som normalt er gentagne) og udarbejde rapporter.
- Informativ. De er ansvarlige for at opbevare og behandle data og bruges til at træffe beslutninger i overensstemmelse med organisationens mål og målsætninger.
- Direktører. Det fungerer på data, der ikke tidligere er valgt eller transformeret.
Generel teori om ledelsessystemer
Generel systemteori er afledt af skrifterne Ludwing von Bertalanffy (tysk biolog), udgivet i 1950'erne og 1960'erne. Denne teori har ikke til formål at løse forhindringer eller give praktiske løsninger. Men at vide det hjælper analyse kontekst, når der skal træffes beslutninger i en organisation.
Denne strøm vurderer, at egenskaberne ved hvert system ikke kan studeres som separate elementer, men skal angribes i fællesskab.
Nogle karakteristika ved systemteori er som følger:
- Systematisk visning. Hver organisation betragtes som et system, der har fem dele: input, output, proces, miljø og feedback.
- Multidimensionel. Hver virksomhed bliver kontaktet fra et makroskopisk og mikroskopisk synspunkt. Den første omhandler det i forhold til deres land eller fællesskab og den anden betragter dens interne enheder.
- Dynamiske. Den interaktion, der finder sted i virksomheden, betragtes som en dynamisk proces.
- Tilpasningsevne. Overvej, at organisationer er adaptive systemer. Hvis de ikke gør brug af den kvalitet, vil de ikke overleve ændringerne af konteksten.
- Beskrivende Det har til formål at karakterisere organisationens kvaliteter og dens administration. Plasma mål Y metoder og beskriver organisationers fænomener.
- Multikausalitet. Den mener, at en begivenhed kan være konsekvensen af forskellige indbyrdes afhængige og relaterede faktorer.
- Probabilistisk. Det indrømmer han variabler de kan analyseres forudsigeligt, ikke baseret på sikkerhed.