Vi forklarer, hvad en handlingsplan er i erhvervslivet, dens funktion og karakteristika. Også hvordan man laver en handlingsplan.
Hvad er en handlingsplan?
I erhvervslivet er en handlingsplan eller strategisk plan kendt som et administrativt eller ledelsesværktøj, hvorigennem en organisation (eller nogle gange et individ) kortlægger den bedste vej mod at opnå sit mål. Disse er komplette og detaljerede planer på forskellige niveauer, hvor der er fastlagt specifikke mål, de nødvendige ressourcer til deres opfyldelse og endelig de aktiviteter, der er nødvendige for at få dem til at gå i opfyldelse.
Den bedste måde at forstå en handlingsplan på er som en køreplan, det vil sige en diagram hvordan man når mål Forslag: Ligesom der er flere veje til at nå en destination, er det også muligt at vælge forskellige veje for at opfylde organisationens mål.
Vigtigheden af disse typer værktøjer er, at de organiserer indsatsen og tillader passende planlægning, hvilket reducerer fejlmarginerne og det potentielle spild af energi og ressourcer.Derudover overholder disse planer præmissen om at segmentere et større problem i små og opnåelige mål, bevæge sig utilsigtet mod det globale mål og undgå lammelse.
Karakteristika for en handlingsplan
Der er ikke en enkelt måde at være handlingsplaner på, da de normalt er tilpasset den enkelte organisations situation og behov. Men i meget generelle termer er enhver handlingsplan karakteriseret ved:
- Baseret på de definerede mål, foreslår den en mulig vej (eller flere) mod succes (langsigtet), opdele det i mindre enheder og opnåeligt på kort og mellemlang sigt.
- Den skal have et højt detaljeringsniveau med hensyn til beskrivelsen af de handlinger, der er nødvendige for at nå målet: nødvendige ressourcer, estimeret tid, prioriterede opgaver mv.
- Den er specifik, for så vidt som den reagerer på en given situation; Skulle det reelle billede ændre sig i nogen grad, skal handlingsplanen også ændres. Ellers vil du befinde dig inden for improvisation og uforudsete hændelser.
- Det er normalt ledsaget af grafiske eller visuelle repræsentationer, som f.eks flowdiagrammer, ordninger, organisationsdiagrammer, etc.
Hvordan laver man en handlingsplan?
Selvom der ikke er en enkelt måde at udvikle en handlingsplan på, er det muligt at opdele den i seks hovedtrin, der skal gennemføres, for at handlingsplanen bliver en succes. Og disse er:
- Definer korrekt mål. Ordsproget siger, at vinden aldrig blæser til fordel for dem, der ikke kender deres skæbne. Det betyder, at hvis vi ikke ved, hvad vi vil opnå, vil det være umuligt for alvor at opnå succes. Således at udgangspunktet for enhver handlingsplan altid vil være at opstille opnåelige, konkrete og konkrete mål på lang, mellemlang og kort sigt.
- Hæv og vælg strategier. Der er mange mulige veje mod samme mål, og for at vælge den, der passer bedst til vores behov, vores rytmer og vores ressourcer, skal vi først overveje alle mulige veje. Når optællingen er færdig, kan vi gradvist kassere dem, der ikke er nyttige, eller som ikke er gennemførlige, indtil vi finder vores mest passende strategi.
- Definer opgaverne og rangordner dem. En strategi er intet andet end en mulig rute, det vil sige en vej, der er skitseret i det abstrakte, og som, når den sættes i praksis, vil resultere i et sæt specifikke opgaver. Disse opgaver spænder fra at skaffe de manglende ressourcer, organisere og bruge dem til den revision eller kontrol, der er nødvendig for beslutningstagning. Det vil være vigtigt at definere, hvilke opgaver der er nødvendige for at overholde strategien og derefter rangere dem som presserende, vigtige og fælles.
- Lav et Gantt-diagram. Også kendt som "Gantt-diagrammet", vil dette værktøj hjælpe dig med at definere start- og sluttidspunkter for hver opgave, samt de tidsperioder, der er nødvendige for dens gennemgang. Ingen opgave kan jo udskydes i det uendelige.
- Udnævne ledere og ansvarlig. Enhver organisation indebærer en hierarki, altså en kæde af ledere, som skal koordinere og skubbe hver opgave frem. Det handler ikke om at udpege chefer, så meget som at uddelegere beføjelser, så der ikke er "flaskehalse", der bremser beslutningstagningen.
- Udfør planen. Det sidste kapitel i enhver plan er selvfølgelig at komme på arbejde. Dette indebærer ikke kun at overholde det, der er fastlagt i planen, men også gennem kontrol- og tilsynsdynamikker at gennemgå, at den udformede plan har været korrekt, og hvis den ikke er det, at kunne rette den i tide.