- Hvad er en proceduremanual?
- Mål for en proceduremanual
- Vigtigheden af en proceduremanual
- Eksempler på proceduremanualer
Vi forklarer, hvad en proceduremanual er, og hvad dens formål er. Dens betydning for en organisation og nogle eksempler.
Hvad er en proceduremanual?
En proceduremanual er et dokument, der giver Information vedrørende de forskellige operationer, der udføres af en organisation, forretning eller en bestemt afdeling af det. Det er udarbejdet af samme institution eller organisation hvor den bruges og præsenterer dine oplysninger på en detaljeret, overskuelig, systematiseret og forståelig måde.
Det er designet som et administrativt værktøj til daglig brug, da det giver mulighed for at guide udførelsen af medarbejder før enhver tvivl. På den anden side er det også et instrument, der letter den interne kontrol i organisationen, da det detaljerer de opgaver, der skal udføres.
Når vi taler om procedurer, henviser vi på dette område ikke kun til specifikke handlinger og sæt af opgaver, men også til de materialer, de involverer, den rækkefølge, de skal udføres i, den tid, de normalt skal tage, og systematisk og sammenkædet sæt af processer, der resulterer i virksomhedens eller afdelingens produktion.
Mål for en proceduremanual
Proceduremanualerne har objektiv fra:
- De letter uddannelse og uddannelse af personale.
- De specificerer kapaciteterne og ansvar af hvert job, afdeling eller hele organisationen.
- De giver et samlet overblik over de processer, der udgør virksomhedens eller organisationens arbejde.
- De sammensætter historien om organisationens procedurer og får senere dokumentarisk værdi.
- De tillader evaluering af arbejdernes præstationer baseret på det ideelle, som virksomheden forventer.
Vigtigheden af en proceduremanual
Små virksomheder mangler ofte proceduremanualer. Det kan skyldes, at de ikke har haft vejr Til dette er deres afdelingsområder eller ansvar ikke fuldt defineret (hvis de har afdelinger). I andre tilfælde har de simpelthen ikke set behovet for at udarbejde et dokument for fremtiden.
Men når en virksomhed vokser, er det nødvendigt at gennemgå, stille spørgsmålstegn ved og overvåge den måde, arbejdet udføres på. Derudover kræver nye medarbejdere faste, skriftlige retningslinjer for, hvad deres job omfatter. På den anden side fungerer proceduremanualer som forsikringer: det er bedre at have dem og ikke have brug for dem, end at have brug for dem og ikke have forberedt dem.
Eksempler på proceduremanualer
Nogle eksempler på proceduremanualer af forskellig art er:
- Proceduremanual for ledelsesenheden ved University of Chile
- Manual for procedurer for det spanske selskab for drikkevandssystemer SCGV
- Procedurehåndbog for State University of Sonora (UES)
- Procedurehåndbog for den argentinske regerings arbejdsministerium